Die professionelle Sifa Software für die Fachkraft für Arbeitssicherheit: Begehungsplanung über beliebig viele Betriebe, mehrmandantenfähige Datenhaltung, Berichtsvorlagen pro Kunde und PDF-Export mit eigenem Logo. Optimiert für interne wie externe Sifa mit Sifa Begehungsbericht Software auf Spitzenniveau.
Mehrmandantenfähig · Eigenes Logo im PDF · Kundenverwaltung
Eine Sifa-Software ist eine Branchenlösung für die Fachkraft für Arbeitssicherheit (Sifa), die gemäß § 6 ArbSchG gemeinsam mit dem Unternehmer für die Betreuung der Betriebsangehörigen in Arbeitssicherheitsfragen verantwortlich ist. Die Sifa berät, beobachtet, begeht und dokumentiert – und genau diese Tätigkeiten bündelt eine spezialisierte Sifa Software in einer gemeinsamen Plattform. Statt Excel-Listen, Word-Vorlagen und Papier-Kladde parallel zu pflegen, arbeitet die Sifa durchgängig digital vom Begehungsplan bis zum PDF für den Kunden.
Die rechtliche Fundierung der Sifa-Tätigkeit liefert das Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG), die DGUV Vorschrift 2 (Betriebliche Zusammenarbeit) sowie das Arbeitssicherheitsgesetz (ASiG). Diese Regelwerke schreiben vor, dass der Unternehmer die Sifa einzusetzen hat und dass diese eine bestimmte betriebliche Begehung, Beratung und Dokumentation sicherstellt. Eine professionelle Sifa Software spiegelt genau diese Aufgabendefinition wider: Begehungsplanung, Begehungsbericht, Maßnahmenverfolgung, Dokumentation von Sifa-Beratungen und Nachweise gegenüber dem Unternehmer und der Berufsgenossenschaft.
Von einer Sifa Begehungsbericht Software wird erwartet, dass sie nicht nur Berichte erzeugt, sondern den gesamten Begehungszyklus organisiert: Kundenstammdaten, Begehungsplan mit Wiedervorlage, Berichtsvorlagen pro Betrieb, eine Bibliothek wiederverwendbarer Begehungsmerkmale und eine vollständige Historie aller Begehungen je Kunde. Damit wird aus einer einzelberichtbezogenen Werkzeug ein Begehungsmanagement, das der Sifa den vollen Überblick über ihre betreuten Betriebe gibt. Siehe auch: Arbeitsschutz-Begehungsbericht erstellen.
Die Fachkraft für Arbeitssicherheit hat die Pflicht zur Begehung, Beratung und Dokumentation. Die Sifa-Software stellt diese Pflichten systematisch sicher.
Die praktische Arbeit einer Fachkraft für Arbeitssicherheit ist durch zwei Belastungen geprägt: Viele Betriebe und hohe Dokumentationspflicht. Eine interne Sifa betreut einen Großbetrieb mit dutzenden Standorten und Abteilungen, die externe Sifa betreut typischerweise 10 bis über 100 kleine und mittlere Betriebe. In beiden Fällen ist die terminliche Begehungsplanung eine permanente Herausforderung – jährliche Begehungen nach DGUV Vorschrift 2, Sonderbegehungen nach Vorfällen, Beratungstermine, Schulungen, Wiedervorlagen aus Mängeln der letzten Begehung.
Dazu kommt die Berichtspflicht. Jede Begehung muss dokumentiert werden, und zwar so, dass der Bericht dem Unternehmer, der Betriebsleitung, dem Betriebsrat und ggf. der Berufsgenossenschaft verständlich und nachvollziehbar vorliegt. Das bedeutet: Klare Kopfdaten, strukturierte Feststellungen, Fotos mit Zuordnung, benannte Rechtsgrundlagen, Empfehlungen mit Verantwortlichen und Fristen. Wer diese Berichte in Word baut, verbringt mehr Zeit mit Formatierung als mit Beratung. Wer sie auf Papier mitschreibt, muss ohnehin abtippen – oft abends im Büro, wenn die Begehung vorbei ist.
Erschwerend kommt hinzu, dass die verschiedenen Betriebe unterschiedliche Anforderungen an die Begehungsberichte stellen. Kunde A möchte das Berichtsdeckblatt im eigenen CI, Kunde B erwartet besondere Stichworte in der Einleitung, Kunde C verlangt die konsequente Trennung zwischen technischen und organisatorischen Maßnahmen. Eine gute Sifa Software löst das über Berichtsvorlagen und Mandantentrennung: ein Login, viele Kunden, aber jede Ausgabe spezifisch für den jeweiligen Betrieb. Aus Papierchaos und Excel-Flickenteppich wird eine durchgängige Begehungsorganisation.
Vom Begehungsplan bis zum PDF-Versand – die Kernfunktionen für die Sifa-Praxis
Legen Sie für jeden betreuten Betrieb einen eigenen Begehungsplan mit Fristen, Verantwortlichen und Begehungsintervallen an. Wiedervorlage-Fristen aus Mängeln früherer Begehungen fließen automatisch ein.
Sifa Begehungsbericht Software: Berichte mit automatischer Bericht-Nr.-Vergabe, strukturierten Abschnitten, Fotos, Rechtsgrundlagen und Empfehlungen. Inkl. Freigabe-Workflow und Status-Verwaltung.
Jeder Betrieb ist ein eigener Mandant. Daten verschiedener Betriebe sind strikt getrennt, die Sifa arbeitet mit einem Login über alle Kunden hinweg und sieht je Kunde die eigene Historie.
Stammdaten je Kunde: Arbeitgeber, Sicherheitsbeauftragte, Teilnehmer, Gebäudetypen, Orte, Gefährdungsarten. Pro Kunde eigene Vorlagen und Logo-Hinterlegung für den PDF-Export.
Externe Sifa-Dienstleister haben besondere Anforderungen an eine Sifa Software: Sie betreuen eine Vielzahl an Betrieben, müssen Daten zwischen Kunden strikt trennen, arbeiten mit wechselnden Ansprechpartnern vor Ort und wollen dennoch den eigenen Markenauftritt im PDF pflegen. Eine Mehrmandanten-Architektur ist hier nicht optional, sondern Grundvoraussetzung. Jeder Kunde ist ein Mandant mit eigenen Stammdaten, eigenen Begehungsberichten, eigenen Vorlagen und eigenen Logo-Hinterlegungen.
Besonders wichtig ist das Erscheinungsbild der Begehungsberichte im PDF. Externe Sifa-Dienstleister wollen in der Regel das eigene Büro-Logo im Footer oder Deckblatt zeigen, ergänzt um das Logo des betreuten Betriebs. So entsteht ein professionelles Dokument, das sowohl die Herkunft (Ihr Sifa-Büro) als auch den Kundenbezug sichtbar macht. Die Software unterstützt genau dieses Szenario mit einer flexiblen Logo- und Footer-Logik, die pro Mandant konfiguriert wird.
Die Datenisolierung ist ein weiterer kritischer Punkt. Externe Sifa-Dienstleister tragen personenbezogene Daten ihrer Kunden – Mitarbeiternamen, Betriebsdaten, Mängelberichte – und müssen sicherstellen, dass Kunde A niemals Daten von Kunde B einsehen kann. Die Sifa Software löst das architektonisch: Jeder Mandant hat einen eigenen Datenraum, die Zugriffslogik stellt Mandantentrennung auf Datenbankebene sicher. Das ist nicht nur DSGVO-konform, sondern auch für die Haftungsfrage entscheidend. Siehe auch: Arbeitsschutz-Begehungsbericht erstellen und Begehungsbericht-Vorlagen.
Häufige Fragen zur Software für Fachkräfte für Arbeitssicherheit
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